Dans le cas où vous prévoyez l’utilisation de services d’interprétation simultanée au cours de la conférence dont vous êtes l’organisateur, les indications ci-dessous contribueront au succès de votre réunion.
Système Technique: UKT offre uniquement des services d’interprétation. Vous devrez contacter un fournisseur de services techniques pour louer les cabines d’interprétation et le matériel technique. UKT peut vous recommander des sociétés de services techniques en cas de besoin.
Assurez-vous que:
- les orateurs sont munis de micros cravate.
- un nombre suffisant de micros baladeurs sont disponibles pour les questions .
- les cabines sont conformes aux normes (aération, insonorisation, dimensions, éclairage) et placées à un endroit et une distance permettant aux interprètes de voir confortablement les orateurs et l’écran. Les cabines peuvent être placées sur une estrade afin d’assurer une meilleure visibilité.
Documents de Conférence: Les interprètes travaillent dans plusieurs domaines dont certains requièrent de l’expertise. Les documents sont donc d’importance capitale pour leur permettre de se familiariser avec la terminologie spécifique à la conférence. Ils doivent être transmis aux interprètes à l’avance, ce qui aide à rehausser la qualité du service. Tous les documents sont strictement confidentiels et vous seront rendus à la fin de la conférence.
Au cas où les parties ont la possibilité de se réunir pour un briefing, toute information supplémentaire sera extrêmement utile aux interprètes. Une telle réunion permettrait également aux organisateurs de faire la connaissance des interprètes et de les présenter aux orateurs.
Présentations vidéo: Si vous désirez faire une présentation vidéo au cours de la conférence, les interprètes doivent avoir la possibilité de la visionner au préalable ou recevoir le texte avant la réunion. Le son doit en outre être transmis directement aux écouteurs des interprètes.
Enregistrement audio: A l’exception des services d’interprétation fournis à des chaînes de radio ou de télévision , toute personne désirant enregistrer l’interprétation doit négocier un accord avec les interprètes et inclure celui-ci dans le contrat. Ceci est dû au fait que chaque interprète jouit de droits de propriété intellectuelle pour sa prestation et doit donner son consentement par écrit avant la réunion.
Horaires de Travail: Vous êtes priés de ne pas oublier de communiquer les horaires et le programme de travail au bureau UKT. Pour assurer une interprétation de qualité un interprète ne peut travailler “seul” que pendant une heure au maximum.
La durée des heures de travail est de 2 x 3 heures pour une équipe de deux interprètes. Dans les cas où la réunion dépasse 6 heures de travail, un troisième interprète ou une deuxième équipe seront nécessaires.
Notre Bureau vous aidera à déterminer le nombre d’interprètes requis pour votre réunion.
Transports, Hôtels, Repas etc.: Les frais de transport (prix de billets d’avion pour des conférences hors du domicile des interprètes),le prix d’une chambre single par interprète dans l’hôtel où se tient la conférence et les repas sont à la charge de l’organisateur de la conférence. Le transport est également à la charge de l’organisateur quand le lieu de la conférence est éloigné du centre ville.
